ERP sistema susieja užsakymus, atsargas, gamybą ir dokumentus, kad skyriai galėtų sekti to paties proceso eigą. Čia sužinosite, kaip palyginti ERP sistemas ir ką įvertinti prieš diegimą. „Inovotec“ kuria individualias ERP sistemas bei integracijas pagal jūsų įmonės darbo eigą.
Vadybininkas mato užsakymo terminą, sandėlis – rezervuotas atsargas, gamyba – reikalingus darbus, o vadovas – vykdymo eigą. Skyriai dirba su susietais to paties užsakymo duomenimis.
Parengė „Inovotec“ · Atnaujinta
Kas yra ERP sistema ir ką ji valdo?
ERP (angl. Enterprise Resource Planning) – tai verslo valdymo sistema, susiejanti pasirinktus įmonės procesus ir jų duomenis. ERP programinė įranga padeda planuoti išteklius, valdyti užsakymus ir stebėti veiklos eigą skirtinguose skyriuose.
Lietuvoje ERP dar vadinama verslo valdymo sistema arba VVS. Jos apimtis priklauso nuo įmonės darbo: gali būti svarbūs pirkimai ir sandėlis, gamyba, darbų planavimas ar projektų savikaina. Kiekvienai sričiai skirtas modulis keičiasi duomenimis su kitomis sistemos dalimis. Renkantis verta įvertinti, kuriuos procesus reikia susieti, kokių integracijų reikės ir ar darbo eigą atitinka standartinis sprendimas, ar reikalinga individuali ERP sistema.
ERP vertė atsiranda iš ryšių tarp darbų. Pardavimo užsakymas turi ne tik kliento vardą ir sumą: jis gali rezervuoti prekes, suformuoti medžiagų poreikį, perduoti užduotį darbuotojui ir susieti išsiuntimo dokumentą. Bendra sistema arba suderintos integracijos padeda išlaikyti vienodus kodus ir aiškią informacijos kilmę.
Kaip ERP sistema veikia praktiškai?
Darbuotojas įveda informaciją arba ji gaunama iš kitos programos. Sistema patikrina privalomus laukus ir pritaiko sutartas taisykles: kas gali patvirtinti užsakymą, kada rezervuoti prekes, kokį dokumentą sukurti. Kiti skyriai gauna jiems skirtas užduotis, o būsenų istorija leidžia matyti, kas ir kada atliko veiksmą.
Jei veikia kelios programos, svarbu paskirti kiekvieno duomens pagrindinį šaltinį. Pavyzdžiui, prekių kodus tvarko ERP, o finansinės apskaitos įrašus apskaitos programa. Duomenų atnaujinimas priklauso nuo integracijos: jis gali vykti iškart, nustatytais intervalais ar patvirtinus dokumentą. Sistemos ekranas turi padėti atskirti atnaujintą informaciją nuo dar laukiančių duomenų.
Pavyzdys: užsakytos 20 prekių, laisvų turime 12
Tarkime, klientas užsako 20 vienetų, o pardavimui laisvų yra 12. Pagal pasirinktą darbo eigą ERP rezervuoja tuos 12 ir parodo 8 vienetų poreikį. Trūkstamas kiekis perkamas arba gaminamas; pristatymo terminas patvirtinamas įvertinus tiekimą ir darbus. Tai iliustracinis scenarijus, kurio taisyklės nustatomos projektuojant sistemą.
01
Užsakymas
20 vienetų poreikis, klientas ir sutartas terminas vienoje kortelėje.
02
Rezervacija
12 laisvų vienetų rezervuojami; 8 dar reikia nupirkti ar pagaminti.
03
Vykdymas
Atsakingi darbuotojai gauna tiekimo, gamybos ar komplektavimo užduotis.
04
Dokumentai
Fiksuojamas išsiuntimas ir perduodami sutarti sąskaitos duomenys.
Pagrindinės ERP funkcijos ir moduliai
Modulius verta pasirinkti pagal tikrą darbų grandinę. Jei pagrindinė problema yra atsargų trūkumas, vien klientų bazės neužteks: reikia užsakymų, rezervacijų ir pirkimų ryšio. „Inovotec“ gali kurti pasirinktus modulius arba sujungti jau naudojamas programas. Apimtį nustatome prieš darbus.
Pardavimai ir užsakymai
Kliento užklausa, pasiūlymo versijos, kainos, užsakymo eilutės ir vykdymo būsenos susiejamos su sandėliu bei darbais. Vadybininkas gali matyti, ar prekė laisva, rezervuota, užsakyta iš tiekėjo ar dar gaminama. Patvirtinimo taisyklės padeda atskirti pasiūlymą nuo įsipareigojimo klientui.
Medžiagų trūkumas gali tapti pirkimo poreikiu, kuris derinamas su tiekėjo terminu, minimaliais kiekiais ir esamais užsakymais. Priimant prekes tikrinamas gautas kiekis ir dokumentai. Svarbu iš anksto sutarti, kas tvirtina pirkimą ir kaip sistema elgiasi gavus tik dalį užsakymo.
Sandėlis ir atsargų valdymas
Registruojami prekių priėmimai, perkėlimai, rezervacijos, išdavimai ir inventorizacija. Pagal veiklą galima valdyti lokacijas, partijas ar serijos numerius, naudoti barkodus bei RFID. Fizinis likutis ir pardavimui laisvas kiekis atskiriami, kad ta pati prekė nebūtų pažadėta keliems klientams.
Gamybos užsakymas susiejamas su medžiagų poreikiu, operacijomis, darbo vietomis ir terminais. Galima fiksuoti atliktą kiekį, laiką, broką ir faktinį sunaudojimą. Savikaina priklauso nuo sutartos skaičiavimo metodikos, todėl ją projektuojame kartu su jūsų atsakingais darbuotojais.
Sąskaitų duomenys, pirkimai, pardavimai ir dokumentų istorija gali būti perduodami naudojamai apskaitos programai. Finansinės apskaitos modulis nėra automatiškai kiekvienos ERP dalis. Prieš diegimą nustatome, kur tvarkomi apskaitos įrašai, kas tikrina dokumentus ir kaip derinami neatitikimai.
Užduotys, atsakingi darbuotojai, darbo laikas ir sąnaudos gali būti priskiriami klientui ar projektui. Vadovui pateikiami užsakymų terminai, atsargų poreikis, darbų apkrova ir sutarti rodikliai. Ataskaita naudinga tada, kai aišku, iš kokių įrašų ji apskaičiuota ir kokį sprendimą pagal ją priimti.
Kuo ERP skiriasi nuo CRM, WMS ir apskaitos programos?
Šių programų funkcijos gali persidengti. Pavadinimas pats savaime nepasako, ką gausite: reikia patikrinti konkrečius modulius ir integracijas. ERP gali turėti CRM bei sandėlio dalis arba veikti kartu su atskiromis šių sričių programomis.
Kuri programa atsako į kokį klausimą?
Sistema
Pagrindinė paskirtis
Praktinis klausimas
ERP
Susieti kelių skyrių procesus ir išteklius.
Kaip užsakymas paveiks atsargas, gamybos terminą ir dokumentus?
CRM
Valdyti klientų ryšius, užklausas ir pardavimus.
Kam atsakyti, kokį pasiūlymą pateikti ir kada grįžti prie derybų?
WMS
Valdyti sandėlio operacijas ir prekių vietą.
Kur yra prekė ir ką reikia priimti, surinkti ar išsiųsti?
Apskaitos programa
Tvarkyti finansinės apskaitos įrašus ir ataskaitas.
Kaip apskaityti dokumentą, mokėjimą ar ūkinę operaciją?
Kada įmonei reikia ERP sistemos?
Poreikį rodo pasikartojantys darbo trukdžiai. Jei norint priimti paprastą sprendimą reikia skambinti trims kolegoms arba sutikrinti kelias „Excel“ versijas, verta peržiūrėti informacijos kelią. Pradėti galima nuo vieno proceso, kuriame lengviausia pamatuoti dabartinį laiką ir klaidas.
Užsakymas pakartotinai įvedamas į kelias programas, o pakeitimai nepasiekia visų darbuotojų.
Sandėlio likutis žinomas, tačiau neaišku, kiek prekių rezervuota ir kuriam užsakymui.
Gamybos terminas pažadamas neįvertinus medžiagų ar darbo vietų apkrovos.
Savikainai ar vadovo ataskaitai duomenis kiekvieną kartą reikia surinkti ranka.
Gamybos įmonei dažnai svarbus užsakymo, medžiagų ir operacijų ryšys. Prekyboje reikia suderinti pirkimus, rezervacijas ir pardavimą. Logistikoje svarbūs pervežimai, dokumentai ir sąnaudos. Paslaugų įmonėje darbo laikas turi būti susietas su klientu bei sąskaita. Šie skirtumai lemia, kuriuos modulius verta diegti pirmiausia.
ERP debesijoje, įmonės serveryje ar mišrus modelis?
Diegimo vieta ir programos tipas yra skirtingi pasirinkimai. Individualią sistemą galima talpinti nuotoliniame serveryje, o standartinio produkto diegimo galimybės priklauso nuo jo tiekėjo. Naršyklėje veikianti programa savaime nereiškia nei debesijos prenumeratos, nei galimybės dirbti be interneto.
Diegimo modelis ir atsakomybės
Modelis
Kaip veikia
Ką sutarti prieš diegiant
Debesijoje / nuotoliniame serveryje
Darbuotojai prisijungia internetu, o infrastruktūrą prižiūri sutartas paslaugos teikėjas.
Serverio vietą, duomenų eksportą, kopijas, prieigos apsaugą, ryšio poreikį ir sutarties pabaigos sąlygas.
Įmonės infrastruktūroje
Sistema veikia įmonės valdomame serveryje. Nuotolinė prieiga gali būti organizuojama atskirai.
Kas prižiūrės serverį, diegs atnaujinimus, tikrins kopijas ir atkurs veiklą sutrikus įrangai.
Mišrus modelis
Dalis sprendimo veikia įmonėje, dalis nuotolinėje infrastruktūroje; duomenys perduodami tarp jų.
Duomenų sinchronizavimą, klaidų valdymą ir tai, kas veiks nutrūkus vienai jungčiai.
Saugumą lemia ne vien serverio vieta. Reikia numatyti naudotojų teises, prieigos apsaugą, atnaujinimus, atsargines kopijas ir patikrintą atkūrimą. Sutartyje verta aiškiai apibrėžti duomenų eksportą bei veiksmus, jei keistumėte paslaugos teikėją.
Standartinė ar individuali ERP: kaip pasirinkti?
Pirmiausia išbandykite vieną realų užsakymą ir kelias jo išimtis. Patikrinkite, ar pasirinktas sprendimas leidžia dirbti pagal jūsų svarbiausias taisykles. Standartinė ERP gali būti tinkamas pasirinkimas, kai reikiamos funkcijos jau yra. Individuali ERP verta svarstymo, kai kritinė darbo eiga ar integracijos reikalauja savos logikos.
Vertinkite pagal savo procesą
Kriterijus
Standartinė ERP
Individuali ERP
Darbo procesai
Tinka, kai svarbiausius procesus padengia esami moduliai ir jų konfigūracija.
Tinka, kai esminė darbo eiga, taisyklės ar integracijos reikalauja savos logikos.
Pradinis diegimas
Paruoštos funkcijos gali pagreitinti pradžią; lieka pritaikymas, migracija ir mokymai.
Pirmiausia apibrėžiamos ir kuriamos reikalingos funkcijos; galima pradėti nuo vieno proceso.
Kaina ir priežiūra
Vertinamos licencijos, naudotojai, moduliai, pritaikymas ir atnaujinimai.
Vertinami kūrimas, infrastruktūra, palaikymas ir būsima plėtra.
Duomenys ir perdavimas
Tikrinamos eksporto, API, papildinių ir sutarties sąlygos.
Sutartyje apibrėžiamos kodo teisės, duomenų eksportas, dokumentacija ir perdavimo sąlygos.
Klausimai prieš pasirenkant tiekėją
Ar galima parodyti visą jūsų užsakymo eigą, įskaitant pakeitimą, dalinį pristatymą ir grąžinimą?
Kur bus pagrindiniai klientų, prekių ir likučių duomenys, kaip veiks API ir integracijos klaidų valdymas?
Kas įeina į kainą, kas atsakingas už migraciją, mokymus, kopijas ir palaikymą?
Kaip galėsite eksportuoti duomenis ir perduoti priežiūrą, jei vėliau keistųsi poreikiai?
ERP integracijos ir duomenų perkėlimas
API integracija turi apibrėžti daugiau nei prisijungimą prie kitos programos. Reikia sutarti, kurie laukai perduodami, kas atsakingas už prekių kodus, kada atnaujinamas likutis ir kaip sutikrinami dokumentai. Jei ta pati užklausa siunčiama pakartotinai, neturi atsirasti antras užsakymas ar sąskaita. Klaidos turi būti registruojamos ir matomos atsakingam darbuotojui.
Migraciją pradedame nuo duomenų kokybės: klientų dublių, prekių kodų, matavimo vienetų, pradinių likučių ir būsenų. Pirmiausia atliekamas bandomasis importas, tikrinama nedidelė imtis, tada sutariama galutinio perkėlimo data. Istorinių dokumentų perkėlimo apimtis turi būti aiški, kad darbuotojai žinotų, kur ieškoti ankstesnių įrašų.
Diegimas apima darbo procesą, duomenis ir darbuotojų pasirengimą. Vien techninis programos paleidimas neparodo, ar užsakymas bus atliktas teisingai. „Inovotec“ projekto etapus planuoja su patikrinamais rezultatais: kokį veiksmą darbuotojas galės atlikti ir kaip bus priimtas darbas.
Procesų analizė. Paimame tikrą užsakymą ir peržiūrime, kas su juo vyksta nuo užklausos iki dokumentų. Užrašome trukdžius, išimtis, darbuotojų atsakomybes ir dabartines programas.
Apimtis ir priėmimo kriterijai. Pasirenkame pirmojo etapo funkcijas. Sutariame, kaip jos turi veikti ir kokiu bandymu patikrinsime rezultatą: pavyzdžiui, ar rezervuotos prekės jau neberodomos kaip laisvos.
Duomenys ir integracijos. Sutvarkome klientų bei prekių kodus, dublius, matavimo vienetus ir pradines būsenas. Numatomos API jungtys, duomenų savininkai, atnaujinimo dažnis ir klaidų registravimas.
Kūrimas ir bandomasis procesas. Konfigūruojame ar kuriame funkcijas ir išbandome įprastus bei išimtinius atvejus. Tikriname dalinį pristatymą, užsakymo pakeitimą, grąžinimą ir integracijos sutrikimą.
Mokymai ir paleidimas. Darbuotojai mokosi su savo užduotimis. Patikrinamos teisės, pradiniai likučiai, kopijos ir atsakingi kontaktai. Sutariame, nuo kada procesas vykdomas naujoje sistemoje.
Priežiūra ir plėtra. Po paleidimo stebime sutartus rodiklius, registruojame klaidas ir naujus poreikius. Kitą modulį pridedame tada, kai aiški jo nauda ir ryšys su jau veikiančia dalimi.
Dažna klaida: automatizuoti neapibrėžtą procesą
Jei darbuotojai skirtingai supranta, kada užsakymas patvirtintas ar kam priklauso prekių rezervacija, nauja programa šio nesutarimo pati neišspręs. Pirmiausia sutariame taisykles ir atsakomybes, tada jas perkeliame į sistemos veikimą.
ERP sistemos kaina ir kaip įvertinti naudą
ERP kainą lemia konkreti darbų apimtis. Modulių sąrašas yra tik pradžia: svarbūs išimtiniai atvejai, naudotojų teisės, ataskaitos, integracijos ir duomenų perkėlimas. Palyginkite pasiūlymus pagal vienodus reikalavimus, kad į vieną kainą nebūtų įtraukti mokymai ar migracija, o kitoje jie liktų papildomu darbu.
Projektai nuo 4 500 €
Pradinė „Inovotec“ kaina nedidelės apimties individualiam projektui. Galutinę apimtį, integracijas, terminus ir kainą pateikiame pasiūlyme. Serverio, priežiūros bei tolimesnės plėtros sąlygos aptariamos atskirai.
Vertinkite ir veiklos sąnaudas
Prie kūrimo ar licencijų pridėkite infrastruktūrą, kopijas, priežiūrą, naudotojų mokymą ir planuojamus pakeitimus. Išsiaiškinkite, kaip kainą veikia naujas darbuotojas, modulis ar papildoma API jungtis. Individualus sprendimas taip pat turi palaikymo sąnaudas; sutartyje turi būti aiški jų apskaičiavimo tvarka.
Pamatuokite sutaupytą darbą
Iliustracinis skaičiavimas: jei 5 darbuotojai kiekvienas nebekopijuotų duomenų po 15 minučių per dieną, per 20 darbo dienų susidarytų 25 valandos. Tai potencialiai atlaisvintas laikas, o ne garantuotas pelnas ar atlyginimų sumažėjimas. Patikrinkite, ar prielaidos atitinka jūsų darbą, ir palyginkite faktinį laiką prieš diegimą bei po jo.
Galima stebėti ir užsakymo paruošimo laiką, taisomų dokumentų skaičių, inventorizacijos neatitikimus bei pavėluotus darbus. Prieš projektą pasirinkite kelis rodiklius ir jų skaičiavimo taisykles. Taip rezultatą vertinsite pagal savo duomenis.
Mūsų pristatomi INOVS ir „Logistus PRO“ sprendimai parodo konkrečias darbo eigas. Juose naudojami moduliai ir integracijos padeda aptarti, kaip panašią logiką pritaikyti jūsų įmonei. Žemiau pateikti ekranai iš viešų šių sistemų pristatymų.
INOVS: darbų planavimo kalendorius.
INOVS
Darbuotojų paskyros, darbų planavimas, klientai, darbo laiko suvestinės ir sąskaitų generavimas. Atlikti darbai susiejami su klientu, įkainiu ir PDF dokumentu. Tai pavyzdys, kaip vienas procesas sujungia kelis verslo valdymo modulius.
Pervežimų, vairuotojų, transporto, dokumentų, kuro ir išlaidų valdymas. Sprendimo pristatyme parodytos sąsajos su AS24, E100, „RoboLabs“ ir „LocTracker“. Pavyzdys, kaip logistikos veiklos duomenys ir integracijos sujungiami vienoje darbo aplinkoje.
ERP yra angliško termino Enterprise Resource Planning trumpinys. Lietuviškai jis siejamas su įmonės išteklių planavimu. ERP sistema sujungia pasirinktus verslo procesus ir leidžia skyriams dirbti su suderintais duomenimis.
Ar ERP sistema tinka mažai įmonei?
Svarbus procesų sudėtingumas, o ne vien darbuotojų skaičius. Jei keli žmonės nuolat dubliuoja užsakymus, atsargas ir dokumentus, siauresnis integruotas sprendimas gali būti naudingas. Jei darbą patikimai padengia esamos priemonės, pirmiausia verta įvertinti jų patobulinimą.
Kuo ERP skiriasi nuo CRM ir WMS?
CRM orientuota į klientus ir pardavimus, WMS į sandėlio operacijas, o ERP susieja platesnį įmonės procesų rinkinį. ERP gali turėti šių sričių modulius arba būti integruota su atskiromis CRM ir WMS programomis.
Ar ERP turi pakeisti buhalterinę programą?
Nebūtinai. Naudojamą apskaitos programą galima palikti, jei ji turi tinkamą API ar kitą duomenų mainų būdą. Reikia sutarti, kuri sistema atsakinga už dokumentus ir kaip tikrinamas jų perdavimas. Integracijos galimybes įvertiname prieš patvirtindami darbų apimtį.
Kiek kainuoja individualios ERP kūrimas?
Nedidelės apimties „Inovotec“ projektai gali prasidėti nuo 4 500 €. Tai pradinė projekto kaina, o ne visų ERP modulių paketo pažadas. Galutinė suma priklauso nuo funkcijų, integracijų, migracijos, teisių ir testavimo. Infrastruktūros bei priežiūros sąlygos aptariamos atskirai.
Kiek laiko trunka ERP diegimas?
Terminas nustatomas pagal apimtį, integracijas, duomenų kokybę ir darbuotojų galimybes dalyvauti bandymuose. Vieno proceso projektas ir kelių padalinių ERP turi skirtingus planus. Prieš darbus sudarome etapų grafiką ir įvardijame, kokių duomenų bei sprendimų reikės iš jūsų.
Ar ERP gali veikti telefone ir planšetėje?
Internetinę sąsają galima pritaikyti mažesniems ekranams. Atskirai įvertiname sandėlio terminalus, barkodų skaitytuvus ir darbuotojų veiksmus darbo vietoje. Darbas be interneto nėra automatinė kiekvienos internetinės sistemos funkcija: jį reikia numatyti projekto apimtyje.
Ar galima perkelti duomenis iš „Excel“?
Galima numatyti klientų, prekių, likučių ar kitų suderintų duomenų importą. Prieš perkėlimą tikrinami kodai, dubliuoti įrašai, datos, matavimo vienetai ir privalomi laukai. Importas pirmiausia išbandomas su nedidele imtimi, o rezultatas sutikrinamas su pradiniais duomenimis.
Ar galima ERP įdiegti etapais?
Taip. Pirmasis etapas gali apimti užsakymus ir sandėlį, vėliau gamybą, dokumentus ar klientų savitarną. Nuo pradžių svarbu sutarti bendrus duomenų kodus ir ryšius, kad vėlesni moduliai galėtų naudoti jau sukauptą informaciją.
Kas turės prieigą prie duomenų ir prižiūrės sistemą?
Naudotojų teisės nustatomos pagal pareigas ir reikalingus veiksmus. Sutartyje aptariamos kopijos, atnaujinimai, pagalba, duomenų eksportas ir perdavimo sąlygos. Vien prisijungimo slaptažodžio neužtenka: reikia suplanuoti prieigos kontrolę ir duomenų atkūrimą.
Susiję sprendimai ir papildomas skaitymas
Jei norite pradėti nuo konkretaus proceso, peržiūrėkite klientų, sandėlio, gamybos ir integracijų sprendimus.
Papildomas bendros ERP sąvokos paaiškinimas: Oracle: What is ERP? (anglų kalba). Konkretų funkcijų rinkinį ir integracijas nustatome pagal jūsų projektą.
Aptarkime, ką verta sujungti jūsų įmonėje
Parašykite, kaip dabar registruojate užsakymus, kur laikomi sandėlio ir gamybos duomenys, kokią apskaitos programą naudojate ir kur darbai kartojasi. Įvertinsime esamas priemones, reikalingas integracijas ir pirmojo etapo apimtį.
